Pro majitele a jednatele firem zhruba od deseti lidí
Říkáme tomu Mapa automatizací. Projdeme spolu, kudy u Vás tečou poptávky, objednávky a papíry, a do dvou pracovních dnů od Vás máte dokument: seznam míst, kde se práce dělá dvakrát nebo čeká na jednoho člověka, u každého odhad hodin měsíčně a cena s termínem, kolik stojí to odstranit. I kdyby to nakonec dělal někdo jiný než my. Ten papír je Váš.
Nejdřív krátký formulář, pak si vyberete čas v kalendáři. Volá Patrick, v termínu, který si vyberete.
Když do deseti minut hovoru uvidím, že se u Vás nedá ušetřit ani pár hodin týdně, řeknu Vám to a rozloučíme se.
| MÍSTA | HODIN / MĚS. | CENA A TERMÍN |
|---|---|---|
| Poptávky ze tří schránek nikdo nehlídá | 18 | od 45 000 Kč 3 týdny |
| Objednávka se přepisuje z mailu do skladu a do fakturace | 26 | od 60 000 Kč 4 týdny |
| Upomínky po splatnosti se řeší ručně | 9 | od 25 000 Kč 2 týdny |
| Pondělní přehled se skládá z pěti míst | 6 | od 18 000 Kč 1 týden |
Zvlášť: sekce „Co si zvládnete sami“ — u položek, kde nás nepotřebujete, je postup zdarma.
Mluví Patrick. Ve videu je celý postup včetně toho, co si u sebe zvládnete udělat sami a bez nás.
Místo pro VSL (2:50). Autoplay bez zvuku, vypálené titulky s diakritikou, poster: Patrick u stolu, přes obraz titulek PROČ TO NEPOBĚŽÍ SAMO. Nenahrávat na YouTube.
Radši to napíšeme rovnou, ať nikdo z nás nepřijde o půl hodiny.
Když nevíte, do které skupiny patříte, odešlete formulář a napište to tam. Než někdo zvedne telefon, projdeme si, co je ve formuláři, a když to nedává smysl, napíšeme Vám to mailem a hovor Vás nebude stát čas.
Žádná z nich není o tom, že by u Vás někdo nepracoval.
Přijde poptávka do jedné ze tří schránek. V pondělí ráno je pod třiceti maily a už se na ni nikdo nepodívá. Za dva týdny volá zákazník, že si to vzal jinde.
Obchodník za to nemůže. Nikde ve firmě není napsané, že ta poptávka leží a čí je.
Přijde mailem. Někdo ji přepíše do skladu. Pak ještě jednou do fakturace. Tři přepisy jedné věty, každý s vlastní šancí na překlep.
Ten člověk za to nemůže. Nikdo mu nedal jinou možnost než to přepsat.
Sto šedesát osm hodin. Kolik z nich firma běžela bez Vás? Poptávky počkaly, nabídky čekaly na Vaše ano a pondělí po návratu je dohánění celého týdne.
Tohle není o tom, že máte špatný tým. Je to o tom, že spousta věcí ve firmě nemá napsané pravidlo, jenom Vaši hlavu.
Ve všech třech scénách je stejná díra. Něco se stane a nikomu se neozve telefon. Automatizace je přesně tohle a nic víc: něco se stane a někomu konkrétnímu se ozve telefon. Tu věc pak nemusíte otevřít, aby fungovala.
Tři kroky. První dva jsou zdarma a nezavazují Vás k ničemu.
Zeptáme se na pár konkrétních věcí. Kudy k Vám chodí poptávky, kdo je bere, co se s nimi děje po dvou dnech ticha. Kdo přepisuje objednávky a kam. Na co se ve firmě čeká nejčastěji. Čísla říkáte Vy, my je jenom zapisujeme a přepočítáváme na peníze.
Přístupy do systémů nám nedáváte a ani je nechceme.
Dostanete mailem dokument se třemi sloupci.
MÍSTA. Konkrétní procesy, kde se u Vás práce dělá dvakrát nebo čeká na jednoho člověka. Ne kategorie, ale věty typu „objednávka materiálu se přepisuje z mailu do skladu a pak do fakturace“.
HODINY MĚSÍČNĚ. Kolik to teď sežere. Podle čísel, která na hovoru řeknete Vy.
CENA A TERMÍN. Kolik stojí to odstranit a za jak dlouho to poběží. I kdyby to dělal někdo jiný než my.
Zvlášť je v dokumentu sekce Co si zvládnete sami. U položek, kde nás nepotřebujete, je postup. Filtr ve schránce, jedna tabulka, jedno pravidlo. Zadarmo a bez nás.
Jako přílohu dostanete audit Vaší firmy z IČO. Vyjede se z ARESu, z Vašeho webu a z účetních závěrek ve sbírce listin.
Ten papír je Váš. Můžete s ním obejít tři dodavatele, dát ho společníkovi nebo ho zavřít do šuplíku. Když se domluvíme, vybere se jedna položka z Mapy a začne se u ní.
Které z nich se týkají Vás, se pozná na hovoru. Většinou to je jasné za prvních deset minut.
Poptávky chodí do tří schránek, přes formulář na webu a přes Facebook. Nikdo neví, kolik jich za měsíc přišlo.
Jak to vypadá potom: Poptávka spadne do jednoho místa, konkrétnímu člověku pípne telefon, po 48 hodinách ticha mu padne úkol a čtrnáctý den se poptávka vrátí do fronty pro někoho jiného.
Co si zvládnete sami hned → vyhledat ve schránce „poptávka“ za 30 dní
Zápis se píše večer, když se vůbec napíše. Půlka detailů z auta se ztratí do druhého dne.
Jak to vypadá potom: Nadiktujete cestou z auta jednu hlasovku a za chvíli máte zápis v odrážkách, tři úkoly se jmény a termín v kalendáři. Notebook zůstal zavřený.
Jedna objednávka se ručně přepisuje na dvou nebo třech místech a každý přepis je šance na překlep.
Jak to vypadá potom: Objednávka se z mailu založí jako záznam ve skladu, člověk už jen kontroluje a odklepne, a stejná data jdou do fakturace bez druhého psaní.
Kdo má po splatnosti, se zjišťuje ručně a nepříjemný mail se odkládá.
Jak to vypadá potom: Tři dny po splatnosti odejde věcná upomínka sama, sedmý den ji dostanete i Vy do přehledu a nikdo nemusí procházet výpis z účtu řádek po řádku.
Nabídka čeká na Vaše ano a Vy ji máte někde v mailu mezi ostatními.
Jak to vypadá potom: Nabídka nad domluvenou částku Vám přijde jako jedna zpráva s tlačítkem schválit nebo vrátit, zbytek odejde bez Vás, a Vy vidíte, kdo co poslal.
Čísla se skládají ručně z několika míst a většinou až tehdy, když je něco špatně.
Jak to vypadá potom: V pondělí v sedm ráno Vám přijde jedna zpráva: kolik přišlo poptávek, kolik jich leží déle než dva dny, co je po splatnosti a která poptávka čeká na odpověď nejdéle.
Životopisy chodí na tři adresy, odpovídá se jim pozdě a slušní lidé mezitím vezmou jinou práci.
Jak to vypadá potom: Každý životopis dostane do hodiny potvrzení, že dorazil, sejdou se na jednom seznamu s poznámkami a Vy odklepáváte jen ty, které jdou k Vám na schůzku.
Na expiraci smlouvy nebo termín revize se přijde tak, že už uplynul.
Jak to vypadá potom: Datum se hlídá samo a měsíc předem se ozve konkrétnímu člověku, ne obecné schránce, kterou nikdo nečte.
Tohle je zásoba nejčastějších případů, ne nabídkový list. Co se u Vás vyplatí a v jakém pořadí, vyjde z hovoru a napíše se do Mapy.
Klienti nám zatím nedali souhlas s tím, abychom je jmenovali, a bez souhlasu je nenapíšeme. Nebudeme sem ani psát, že jsme někomu zvedli obrat o třicet procent: taková čísla nemáme ověřená a cizí úspěchy se dobře vymýšlejí. Místo toho je tu pět věcí, které nestojí na naší reputaci.
Audit Studio je náš nástroj. Zadá se IČO a on si vytáhne data z ARESu, projde web firmy a stáhne účetní závěrky ze sbírky listin. Trvá to třicet až osmdesát sekund a vypadne z toho obchodní audit firmy.
Čísla v něm počítá kód, ne umělá inteligence. AI píše jen odstavce o tom, co ta čísla znamenají. Kdyby je počítala AI, nemůžeme za ně ručit.
Bezchybné to není. U firem, které nemají závěrku ve sbírce listin, půlka čísel chybí a je to v reportu napsané.
Není to samoobsluha na webu. Když do formuláře napíšete IČO, pustíme audit na Vaši firmu na pozadí a přiložíme ho k Mapě, kterou dostanete po hovoru.
Zaměstnanec s čistou mzdou 30 000 Kč vyjde firmu zhruba na 56 000 Kč měsíčně, tedy zhruba 677 000 Kč ročně. Takhle to vzniká:
A kolik za to firma dostane hodin: rok má 261 pracovních dní, dvanáct svátků padne mimo víkend, pětadvacet dní je dovolená a jedenáct dní odejde na nemoc a doktora. Zbývá 213 dní, tedy 1 704 hodin. Hodina takového člověka vyjde firmu zhruba na 400 Kč.
Když z toho dvě hodiny denně padnou na přepisování mezi systémy, je to 426 hodin ročně a zhruba 169 000 Kč za samotné přepisování.
A ještě jedno číslo, protože se s ním dá snadno kouzlit a my to dělat nebudeme: rok má 8 760 hodin, ale pracovních z nich je jen kolem dvou tisíc. Ten rozdíl není argument pro automatizaci. Argument je, že proces běží ve všech 8 760 hodinách. Poptávka přijde v pátek ve 22:40 a v neděli odpoledne a někdo ji má vzít, i když v tu chvíli nikdo nepracuje.
Za přepisování zaplatíte
—
—
Tohle nejsou naše výsledky a netvrdíme, že je u Vás zopakujeme. Ukazují jen řádovou velikost, o které se bavíme.
A ještě jedna věc: sedmdesát procent toho, co stavíme, je obyčejný kód. Umělá inteligence dělá jen tu část, která se napsat nedá. Nebudeme Vám tvrdit, že se nikdy nic nechytne. Chytne. Rozdíl je v tom, že se to zapíše do logu a cílem je najít to dřív, než se to dostane k Vašemu zákazníkovi.
Tohle si udělejte, i kdybyste nám nikdy nezavolali. Zabere to půl hodiny a zjistíte z toho víc než z jakéhokoli článku o automatizaci.
Otevřete si schránku a vyhledejte slovo „poptávka“ za posledních třicet dní. Spočítejte, kolik jich přišlo. Když poptávky chodí do víc schránek, projděte je všechny a čísla sečtěte. Tohle číslo je Váš měsíční objem a málokdo ho zná zpaměti.
Ke každé z nich dopište dvě věci: jméno člověka, který ji má na starosti, a datum, do kdy se má ozvat. Stačí tabulka o třech sloupcích. Do večera uvidíte, kolik jich nemá ani jedno.
Třetí krok už dělá kód, a proto je až v Mapě: po 48 hodinách ticha přijde připomínka tomu, kdo poptávku má, ne obecné schránce. Sedmý den se o tom dozvíte i Vy. Tohle je ta část, kterou ručně nikdo dlouho nevydrží, a přesně tady se hodiny vracejí.
Když z těch dvou kroků vyjde číslo, které Vás překvapí, vezměte si termín. Když ne, ušetřili jste půl hodiny hovoru a stálo Vás to jednu tabulku.
Chci Mapu automatizacíNe s obchodníkem a ne s někým, kdo si to pak nechá přeložit. Mluvíte rovnou s tím, kdo to bude stavět.
Tři sloupce: místa, kde se práce dělá dvakrát. Hodiny měsíčně, které to sežere. Cena a termín, kolik stojí to odstranit. Napsané tak, aby se ten papír dal ukázat třem dodavatelům a každý věděl, o čem je řeč.
U položek, kde nás nepotřebujete, je v dokumentu postup. Filtr ve schránce, jedna tabulka, jedno pravidlo. Postup je zdarma, placený je až náš čas.
Z ARESu, z Vašeho webu a z účetních závěrek. Chyby a chybějící data jsou v něm označené.
Co první, co druhé a co nechat být. Do Mapy patří i položky s poznámkou, že se to nevyplatí. Kdyby tam žádná taková nebyla, byl by to nabídkový list, ne mapa.
ZDARMA
Mapa automatizací je zdarma. Řekneme na rovinu proč: z Mapy vzniká nabídka na první automatizaci. Když z ní žádná nevzejde, stálo to půl hodiny mě a půl hodiny Vás. To riziko neseme radši než to, že bychom Vám něco prodávali poslepu.
Půl hodiny, telefon nebo videohovor, jak Vám to vyhovuje. Takhle to obvykle vypadá.
Jsme dva, Patrick a Karel. Stavíme vlastní CRM a automatizace pro české firmy a nasazení děláme sami. Když se něco pokazí, nemáme se za koho schovat, a to je hlavní důvod, proč jsou tahle stránka a ten hovor napsané takhle opatrně.
Osm otázek, které padnou skoro na každém prvním hovoru. Radši je zodpovíme tady, ať s nimi nemusíte začínat.
Mapa automatizací je zdarma. Půl hodiny hovoru a jedna A4 do dvou pracovních dnů, bez závazku a bez podpisu.
Cena za samotnou práci je až druhý krok a uvidíte ji napsanou v tom dokumentu, ne v telefonu. Přesné číslo záleží na tom, kolik systémů se propojuje a jak složité je pravidlo, které v tom má běžet, a proto ho nikdo nemůže seriózně říct dřív, než uvidí, jak to u Vás chodí.
Než se domluvíme, nedostaneme od Vás žádný přístup a žádná data. Mapa vzniká z toho, co řeknete na hovoru, a z veřejných zdrojů.
Když se domluvíme, přístupy dostaneme jen k tomu, co je v té jedné větě na papíře. Data zůstávají tam, kde jsou dnes, propojení jen přenáší to, co má přenést.
Co se týče umělé inteligence: sedmdesát procent toho, co stavíme, je obyčejný kód. AI dělá jen tu část, která se napsat nedá, typicky přepis mluveného slova nebo shrnutí textu, a u každé takové části Vám na hovoru řekneme, co přesně tam odchází a kam. Když si nepřejete, aby něco opustilo Váš server, dá se to skoro vždycky postavit i tak, jen to bývá dražší. Řekneme o kolik. Seznam služeb, které s údaji pracují, je v zásadách zpracování.
Půl hodiny na hovoru. To je všechno, co po Vás chceme, než se rozhodnete.
Když se pak domluvíme na první věci, přidá se k tomu jedna věta, kterou musíte schválit (co má ta automatizace umět), jeden telefonát v druhém týdnu na doptání detailu z provozu a průběžný dohled v prvním měsíci, kdy se ladí lhůty. Vaši lidé se kvůli tomu neškolí. Když je potřeba, aby někdo něco odklepával, děje se to v nástroji, který už používá.
Ne. Systémy, které máte, se nemění, propojí se.
Máme vlastní CRM a používáme ho tam, kde firma žádné nemá nebo z toho stávajícího chce odejít. Když už v něčem pracujete a lidem to sedlo, je vyhazování toho nejdražší možná cesta. Ve většině případů se doplní jen to, co tam chybí: jedno místo, kam padají poptávky, hlídání lhůt a propojení na fakturaci. Do Mapy Vám napíšeme obojí, i tu variantu, kde zůstanete u svého.
To je nejčastější důvod, proč automatizace ve firmách umřou, a nemá to co dělat s technikou.
Stává se to ve dvou případech. Za prvé, když to lidem přidá práci navíc místo aby jim ji vzalo. Proto se první věc vybírá tak, aby něco ubrala hned první týden, ne aby to bylo nejzajímavější na papíře. Za druhé, když to nemá ve firmě konkrétního člověka, který to má na starosti. Tuhle otázku Vám položíme na hovoru a když odpověď bude „nikdo“, napíšeme to do Mapy jako riziko a doporučíme začít jinde.
Praktická věc, která pomáhá nejvíc: automatizace nemá být další okno, které někdo musí otevřít. Má se ozvat tam, kde ten člověk je. Do mailu, na telefon, do systému, který otevřený už má.
Jsme dva, Patrick a Karel. Nasazení děláme sami a nikoho na to nenajímáme.
Na hovoru mluvíte rovnou s tím, kdo to bude stavět, takže nic se cestou neztratí v překladu. Má to i druhou stranu: nejsme agentura s dvaceti lidmi a nezvládneme neomezené množství zakázek najednou. Když nebudeme mít kapacitu v termínu, který potřebujete, řekneme Vám to rovnou a napíšeme to do Mapy, včetně toho, co má smysl zadat někomu jinému.
Něco málo ano a bylo by nefér tvrdit opak.
Systémy se nemění a lidé se nepřeškolují. Co se ale změní, jsou dvě věci. Musí se dohodnout, kdo je za co odpovědný, protože automatizace potřebuje vědět, komu se má ozvat. A věci, které se dnes řeší ústně nebo po paměti, se musí jednou napsat jako pravidlo. Většina firem tohle popisuje jako to nejužitečnější na celém projektu, i když to zpočátku nikoho nebaví.
Co se naopak měnit nemusí: mailové adresy, fakturační program, sklad, telefonní čísla, způsob, jakým to říkáte zákazníkům.
První automatizace je jednorázová práce, ne paušál.
Měsíční náklad vzniká jen ze dvou věcí. První jsou provozní poplatky za nástroje, které to používá (server, SMS brána, přepis hlasu), a ty jdou obvykle na stovky nebo nižší tisíce korun podle objemu. Vypíšeme Vám je do Mapy jmenovitě, ať víte, za co platíte a komu. Druhá je servis, pokud ho budete chtít, a ten není povinný. Když si to po nasazení chcete spravovat sám, dostanete dokumentaci a odejdete.
Co nechceme dělat: brát paušál za to, že se nic neděje. Když se za měsíc nic nezmění a nic nepokazí, není za co platit.
Chybí tu Vaše otázka? Napište ji do formuláře do pole, kde se ptáme, co Vás nejvíc tlačí. Odpovím na ni jako první věc na hovoru.
Ptáme se na tohle proto, abychom na hovor přišli připravení a nemuseli prvních deset minut zjišťovat, co děláte. Kalendář se otevře hned po odeslání.
Půl hodiny. To je celé.
Nedáváte nám přístupy. Neměníte systémy, které máte. Nepodepisujete nic. Nikdo Vám nevolá, dokud si termín nevyberete sami. A když do deseti minut hovoru uvidím, že se u Vás nedá ušetřit ani pár hodin týdně, řeknu Vám to a rozloučíme se. Nebudu Vám brát pět tisíc měsíčně za to, že nic neděláme.
Co si odnesete i v tom nejhorším případě: jednu A4 s tím, kde ve Vaší firmě mizí hodiny, a postup u položek, které si zvládnete udělat sami. Ten papír je Váš, i kdyby se z toho nikdy nic dalšího nestalo.
Chci Mapu automatizacíSedm polí a jedno nepovinné, pak si vyberete čas. Pro firmy zhruba od deseti lidí.